Bewaarplicht en Bewaartermijnen

Hoelang moet je belangrijke papieren bewaren? Een veel gestelde vraag. Hiervoor gelden wettelijke eisen, die we hier graag toelichten. Het betreft overigens eisen, die vanuit verschillende overheidsinstanties zijn opgelegd. Check daarom goed onderstaande tabel.

Een organisatie heeft naast een bewaarplicht ook een vernietigingsplicht. Dit is bij minder mensen bekend, maar minstens zo belangrijk. Als je niet hieraan voldoet, ben je strafbaar. Meestal met een boete, maar soms ook als bestuurder. Opletten dus!

Wij krijgen regelmatig de vraag hoe je te weten komt of de archieven in de opslag vernietigd mogen worden? Dit is ook lastig, want het staat niet beschreven in een speciale bewaarwet. In de Nederlandse wetgeving komt in diverse onderdelen de bewaarplicht en vernietigingsplicht van documenten aan de orde.

De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat zij hebben bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven.

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren. U moet uw administratie ook 10 jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.  Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met hen afspraken maken over:

• de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
• het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Let op! Afspraken met ons over kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn: 

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
• Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan ons voor te leggen.

Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Onderstaande bewaartermijnen komen uit officiële wet- en regelgeving. Ook al zijn hierin nauwelijks wijzigingen te verwachten, wij adviseren altijd nog even zelf de actuele eisen op dit gebied te checken.

Als de bewaartermijn voorbij is, dan kan de vernietiging plaatsvinden. Het is belangrijk dat het vernietigd wordt, zodat het niet meer reproduceerbaar of te herstellen is. Dit kun je zelf doen, of door een gespecialiseerde vernietiger laten doen. Vraag hierbij altijd een CA+ certificaat. Dit is voor jou de garantie dat het ook daadwerkelijk is vernietigd en weg is. Hiermee voorkom je ook eventuele aansprakelijkheid voor het geval het eventueel op zou duiken.

Bron: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens

Aangezien een organisatie bestaat uit mensen, die met andere mensen samen werken, zal er altijd een archief ontstaan waarin persoonsgegevens voorkomen. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je hiermee om moet gaan.

Om een goede administratie bij te houden, moet een organisatie bepaalde persoonsgegevens gedurende een bepaalde tijd bewaren. Maar organisaties mogen deze gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Er is dus ook een vernietigingsplicht.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is er op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt. Je dient als organisatie dus een bewaartermijn te bepalen, wat in de betreffende situatie passend is.

Wel zijn er wettelijke bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden. Lees hier meer hierover.

Als de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens zijn niet meer noodzakelijk, dan moeten organisaties de gegevens vernietigen. Alleen als de persoonsgegevens bestemd zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden mogen organisaties deze persoonsgegevens bewaren in een archief.

In principe geldt voor persoonsgegevens in een archief geldt geen bewaartermijn, tenzij hiervoor wettelijke eisen zijn uit o.a. de Archiefwet. Check dus zelf deze bewaartermijnen. En als er geen wettelijke eisen voor zijn, bepaal dan zelf de bewaartermijn voor jouw organisatie. Leg de bewaartermijnen en de onderbouwing vast om bij klachten jezelf te kunnen verantwoorden. Doe dit bijvoorbeeld in je privacybeleid.

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan jezelf hierbij o.a. de volgende vragen te stellen:

• Hoe lang heeft u de gegevens nodig voor het doel waarvoor u ze verwerkt? Kijk hierbij ook naar uw bedrijfsbeleid. Zo kunt u bepaalde gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor de controle op openstaande facturen.
• Het uitgangspunt van de wet is dat u persoonsgegevens zo kort mogelijk bewaart. Kunt u de termijn nog aanscherpen?
• Tip: bent u aangesloten bij een branchevereniging? Dan heeft deze wellicht meer informatie over welke bewaartermijnen gebruikelijk zijn in uw sector. Dit staat dan bijvoorbeeld in een gedragscode.

Iedereen kan over je organisatie en de bewaring van hun persoonlijke gegevens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bijvoorbeeld wanneer mensen vinden dat je hun persoonsgegevens onnodig lang bewaart. De AP beoordeelt onder andere of jouw onderbouwing redelijk is. En of je de bewaartermijn inderdaad zo kort mogelijk houdt gelet op het doel van de verwerking.

Tip  Controleer periodiek de persoonsgegevens die je in je administratie verwerkt. Wis of anonimiseer die persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken. Of eerder als je ze niet meer nodig hebt.

Wil je als organisatie je papieren dossiers digitaal maken? Dan mag je de originele papieren dossiers pas vernietigen als je als organisatie zorgt voor een goede beveiliging van het digitale dossier. En natuurlijk ook zorgt dat deze digitale dossiers ook beheerd worden met inachtneming van de bewaar en vernietigingstermijnen.